В современной библиотеке система каталогов является основой любой библиотечной деятельности, одной из главных составляющих справочно-библиографического аппарата. Каталоги играют решающую роль в оперативном и качественном осуществлении важнейших библиотечных функций, отражают все хранящиеся в фонде документы.
Первое упоминание о топографическом каталоге на фонды Национальной библиотеки им. А. С. Пушкина Республики Мордовия относится к 1939 году. В этом году библиотека переехала в новое здание, и начались работы по переклассификации книжного фонда. В 1946 году создаются топографические каталоги на фонды структурных подразделений библиотеки, которые размещались и велись в отделе книгохранения. Топографический каталог на фонд книгохранилища находился в отделе обработки литературы, работу с ним осуществляли работники этого же отдела. Начиная с 1970 года, создается единый справочный аппарат на литературу постоянного хранения, включая все топографические каталоги, функции по организации, ведению и редактированию которых были возложены на отдел хранения основного фонда.
Топографический каталог является нумерационным, служебным, по характеру ведения – постоянным. Включает все виды печатных изданий, аудиовизуальных и электронных ресурсов, имеющих инвентарный номер. Главное назначение каталога – отражение информации о местонахождении изданий в фондах библиотеки и всех происходящих изменениях. Библиографические записи в каталоге располагаются в соответствии с расстановкой документов на полках.
На каждый экземпляр издания, числящегося в библиотеке, заполняется отдельная топографическая карточка, на которой указаны шифр документа, авторский знак, инвентарный номер, место хранения, дата поступления в фонд и роспись заведующего отделом. А также проставлены отметки о проверках фонда отдела. Все карточки в каталоге расставлены в порядке возрастания инвентарных номеров документов. Для изданий, хранящихся в нашем отделе, топографические карточки расставлены еще и по форматам (малый, средний и большой).
Топографические каталоги служат справочным аппаратом в работе отдела хранения основного фонда при доработке читательских требований: установления наличия издания, его местонахождения, уточнения формата документа. Они также являются основой для проверки фондов структурных подразделений и установления соответствия фондов проверяемого отдела служебным и читательским каталогам.
